大切な書類をメールで送るときに気をつけたいこと!

Posted on 14 of 3月, 2016 by

大容量なファイルを送るなら転送システム

写真ファイルや動画、プレゼンテーション用の書類を誰かに送りたい時、メールがよく使われています。メールを使えば、必要なデータファイルを添付して送信すれば、即座に相手に届くのでとても便利です。しかし、動画や書類の中にはデータが大きすぎて、メールに添付することが出来ないものもあります。この様なときに便利なのが、ファイル転送システムです。このシステムでは、共有サーバにファイルを送り手がアップロードした後、受け取り側がサーバからダウンロードすることで、大容量のデータのやり取りが可能になっています。ファイル転送システムはいくつかの会社が実施しているので、自分のデータの容量や使い勝手でサービスを選べます。大容量のファイルを即送りたいときには、ファイル転送システムが便利です。

大切なファイルにはパスワード

メールでは重要なファイルも簡単に送ることができます。ただ、そのメールをもし誤って転送してしまったり、誰かに見られてしまったら大変です。相手以外の人にファイルが渡ってしまったときなどの対策には、ファイルにパスワードをかけたり暗合化することが有効です。ただし、パスワードを相手に知らせるサインは、ファイルを添付したメールとは別にもう一通メールを出すのが良いです。もし、大切なファイルを送る時はセキュリティに十分に気をつけることが大切です。

メールがきちんと送信されたか確認したいとき

ファイル転送システムやファイルのパスワードを私用することで、大切なファイルをセキュリティ面でも安心して送ることができます。しかし、メールを送る準備ができたとしても、メールアドレスや添付するファイルを間違ってしまっては大変です。不安なときときは、メールを送信する際にBCCやCCを使って、自分の他のアドレスや上司や家族などにも同じメールを送るのも一つの手です。開封確認を設定するのも良いですが、会社によってはマナー違反として捉えられるかもしれないので、気をつけましょう。また、CCやBCCを使った時も必ず送信前にアドレスと添付ファイルの中身を確認することが大切ですね。

添付ファイルは文章では伝えきれないデータや写真などを送ることによって、理解を深めてもらうことができるという目的があります。